Hacienda solicita que cada desembolso esté debidamente justificado, registrado y efectivamente relacionado con el negocio para que sea válido ante la Agencia Tributaria
La campaña de la Renta correspondiente al ejercicio fiscal de 2025 comenzará el 8 de abril de 2026 y se extenderá hasta el 30 de junio, periodo durante el cual numerosos trabajadores autónomos evaluarán qué gastos pueden incluir en su declaración.
Aunque existen múltiples guías que listan partidas deducibles de manera general, la Agencia Tributaria subraya que no basta con que el desembolso tenga una relación con la actividad laboral. Para que un gasto sea deducible, debe estar vinculado a la actividad económica realizada, estar correctamente justificado y estar registrado en la contabilidad o en los libros obligatorios.
Asimismo, la Agencia Tributaria avisa que si la veracidad de la operación se pone en duda, la factura o el justificante documental podrían no ser suficientes, por lo que el autónomo debe poder demostrar que ese gasto fue real y que estuvo relacionado con la generación de ingresos.
Qué gastos suelen considerarse deducibles
Entre los gastos que Hacienda acepta más claramente están las aportaciones a la Seguridad Social, la adquisición de mercaderías, materias primas y otros materiales indispensables para la actividad, los gastos de personal, servicios contratados a terceros, ciertos impuestos deducibles, gastos financieros y las amortizaciones. En cuanto a las cuotas del propio autónomo, la Agencia Tributaria las incluye expresamente entre los gastos del titular de la actividad.
En esta categoría también suelen incluirse, siempre que exista una relación directa con el negocio y estén debidamente justificadas, el alquiler del local, servicios de gestoría, reparaciones, compra de material, primas de seguros relacionadas con la actividad o determinadas amortizaciones. Además, en el régimen de estimación directa simplificada se mantiene para 2025 el 5% por provisiones deducibles y gastos difíciles de justificar, con un límite máximo de 2.000 euros.
El trabajo desde casa no autoriza la deducción total de todos los suministros
Uno de los errores más comunes es creer que, por realizar la actividad desde el hogar, se pueden deducir íntegramente gastos como la electricidad, agua, gas, teléfono o internet. Hacienda autoriza deducir una parte de estos suministros cuando el autónomo usa una parte de su vivienda para trabajar, pero no el total de la factura. La regla general consiste en aplicar el 30% según la proporción de metros cuadrados dedicados al trabajo respecto a la superficie total de la vivienda, aunque Hacienda permite otro porcentaje si se puede justificar.
Este detalle resulta clave porque impide deducir como gasto profesional la totalidad de facturas de consumo doméstico con uso mixto. En cuanto a la telefonía móvil, la Agencia Tributaria aclara que la línea será deducible solo si se emplea exclusivamente para el desarrollo de la actividad económica.
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Las comidas y el coche representan dos de los aspectos más controvertidos
Los gastos de manutención del propio autónomo también son deducibles, pero únicamente si cumplen requisitos muy específicos. Deben corresponder al propio contribuyente, ocurrir durante la actividad, ser efectuados en establecimientos de restauración y hostelería, y pagados mediante métodos electrónicos.
Respecto a esto, Hacienda establece límites diarios: en España, 26,67 euros sin pernocta y 53,34 euros con pernocta; en el extranjero, 48,08 y 91,35 euros, respectivamente. Estos valores aplican a gastos realizados en un municipio diferente al lugar de residencia y al centro habitual de trabajo.
Sobre los automóviles, Hacienda generalmente no acepta la deducción si el vehículo también se usa con fines personales. Solo contempla excepciones en casos específicos, como vehículos mixtos dedicados al transporte de mercancías, vehículos para transporte de pasajeros, para la enseñanza de conductores, desplazamientos profesionales de representantes o agentes comerciales, o para alquiler habitual a terceros.
Fuera de estas situaciones, desgravarse gastos como la gasolina, reparaciones, seguro o el propio vehículo es considerablemente más complejo.
Qué gastos no son deducibles
La Agencia Tributaria también aclara que existen gastos que no pueden incluirse en la declaración, aunque el autónomo los haya pagado. Entre estos se encuentran multas y sanciones, recargos por pagar impuestos fuera de plazo, pérdidas en apuestas, casino, póker o juegos similares, donativos o regalos, y gastos vinculados a actividades ilegales.
De cara a esta campaña de la Renta, el aspecto clave para los trabajadores autónomos no solo es haber realizado el pago, sino poder demostrar que ese gasto fue real, estaba vinculado a la actividad y cumplía con los requisitos fiscales para incluirlo en la declaración.