Protección de Datos señala que comprobar la identidad no implica siempre que una empresa, hotel o repartidor pueda conservar una imagen completa del documento
Tomar una fotografía, escanear o fotocopiar el DNI no está prohibido en todas las circunstancias, pero puede ser sancionable si una empresa solicita o conserva una copia completa sin que dicha acción sea imprescindible para el trámite o carezca de una justificación adecuada. En esos casos, la imagen puede considerarse una copia indebida, puesto que incluye más datos personales de los estrictamente necesarios para verificar la identidad. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) enfatiza que cualquier uso de datos personales debe centrarse solo en la información esencial para cada fin.
El DNI sirve para identificar a una persona, aunque contiene más información de la que a menudo se requiere para confirmar quién es. Por esta razón, solicitar una imagen del documento por ambas caras puede infringir el principio de minimización de datos establecido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que obliga a recopilar solamente datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario.
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La clave radica en distinguir entre mostrar el documento y permitir que un tercero conserve una copia íntegra. Esta diferencia influye en procesos como trámites con empresas, entregas de paquetería, reservas de alojamiento o solicitudes de derechos frente a compañías.
Cuándo pueden solicitar el DNI y en qué casos no deberían realizar una copia
El Documento Nacional de Identidad es obligatorio a partir de los 14 años, conforme a la Ley Orgánica de Protección de la Seguridad Ciudadana. Las personas sujetas a esta obligación deben presentarlo cuando la autoridad o sus agentes así lo requieran, conforme a las situaciones previstas legalmente.
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En el ámbito privado, aunque una empresa precise confirmar la identidad de un cliente, esto no implica automáticamente que pueda retener una fotocopia, imagen o escaneo completo del documento. Primero debe valorar si hay una forma menos intrusiva para efectuar dicha comprobación.
La AEPD indica, por ejemplo, que para ejercer derechos relacionados con la protección de datos, como acceso, rectificación, cancelación u oposición, normalmente no se requiere una copia del DNI. Solo cuando existan dudas fundadas sobre la identidad del solicitante puede solicitarse información adicional para su confirmación.
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También en procesos de contratación, la Agencia destaca que en general no es indispensable aportar una copia del DNI, dado que la identidad puede verificarse a través de otros métodos, como la firma electrónica. Aunque existen excepciones cuando normativas sectoriales demandan expresamente conservar copia del documento, tal como sucede en casos relacionados con la prevención del blanqueo de capitales.
En 2021 se implementó el nuevo DNI 4.0, también conocido como DNI Europeo, con el fin de cumplir todas las exigencias del reglamento actualizado de la Unión Europea. (Europa Press)
La multa impuesta a Orange por fotografiar el documento
Uno de los casos más destacados ha sido el de Orange. La AEPD multó a la empresa con 100.000 euros debido a que sus mensajeros fotografiaban el DNI por ambas caras para efectuar entregas. El organismo consideró que esta práctica implicaba la recopilación de datos personales innecesarios para legitimar la identidad del destinatario.
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Posteriormente, la Audiencia Nacional revisó la sanción y en abril de 2026 la redujo a 40.000 euros. Sin embargo, el criterio se mantiene vigente: fotografiar el documento completo para una entrega podría ser una acción desproporcionada si existen otras formas de confirmar la identidad.
Hoteles y apartamentos: registrar datos no equivale a copiar el DNI
Una de las situaciones que generan mayores dudas corresponde a los alojamientos turísticos. El Real Decreto 933/2021 impone a hoteles, apartamentos turísticos y otros alojamientos la obligación de recopilar ciertos datos de los huéspedes y comunicar esta información a las autoridades. No obstante, dicha obligación no permite solicitar una copia del DNI o del pasaporte.
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En 2025, la AEPD aclaró que pedir una copia del documento de identidad en alojamientos viola el principio de minimización de datos, puesto que el DNI contiene información adicional no requerida por la norma, como la fotografía, la fecha de caducidad o ciertos códigos del documento.
Para cumplir con la normativa, los establecimientos deben recoger los datos requeridos a través de un formulario presencial o en línea. Cuando la identificación es presencial, basta con una inspección visual del documento. En procedimientos online, la Agencia recomienda métodos como certificados digitales, validaciones relacionadas con el método de pago o códigos enviados al teléfono o correo electrónico del cliente.
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Qué hacer si solicitan una foto del DNI
Si una empresa, alojamiento o repartidor pide una fotografía del DNI, la persona puede indagar para qué se requiere esa copia, cuánto tiempo será almacenada y si existen otras maneras de confirmar la identidad. Cuando no sea imprescindible presentar una copia completa, la AEPD aconseja ocultar o proteger los datos que no sean necesarios para la identificación.
También es recomendable evitar enviar este tipo de información por canales inseguros, como correos electrónicos estándar o aplicaciones de mensajería, cuando el responsable no ofrece garantías adecuadas. Siempre que existan alternativas menos intrusivas, solicitar una fotografía del DNI puede implicar un tratamiento excesivo de datos personales y convertir dicha copia en un uso indebido conforme a la protección de datos.
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